Trabajando en la Nube

Google Apps for Bussines

El trabajo ya no es un lugar, sino una conexión

Google apps para empresas (desde diciembre del 2012 ya no existe una versión gratuita, ahora vale 50US$ por usuario al año), posee servicios integrados que vale la pena conocer:

  • Drive
  • Hangouts
  • Google Sites
  • Youtube
  • Calendar
  • Google +
  • entre otros…
DRIVE: Si bien es un servicio conocido, no son del todo conocidas son cualidades. Por ejemplo además de tener una capacidad mucho mayor de Dropbox, permite el trabajo sobre un documento de varias personas simultáneamente (15).
Para ello en nuestro Drive cliqueamos el documento, ponemos opciones compartir e ingresamos el email de la persona que queremos tenga acceso. Allí mismo podemos otorgarle permisos por ejemplo: Solo Ver, Editor, Solo agregar comentarios, etc.
Esto permite dejar de una vez por todas de lado las versiones de documentos que circulan a través de los emails (Documento_Final, Documento_Final1, Documento_Final2, Documento_ Final_este_si, Documento_Final_ahora_si_que_si, etc). Al tener una versión online, disponible para cualquier persona del grupo, que puede acceder a ella desde un dispositivo (PC, Notebook, Phone, Tablet) y una conexión a internet, el ahorro de tiempo y el trabajo eficaz dejan atrás las múltiples versiones del documento, estando en la nube virtual.
Un dato no menor es que al utilizar google doc se acaba la compra de licencias a Microsoft para una empresa. Y los formatos son absolutamente compatibles, ya que los documentos Drive se pueden descargar en ej. word, excel, etc. Este ahorro ha significado mas de 50% menos en gastos anuales en el área de suministros TI.
¿Es segura esta nube? Bancos, Gobiernos y agencias muy grandes tienen sus sitios en el servidor google. Además el servidor google está seis veces duplicado, eso quiere decir que los archivos o documentos que están en la nube virtual de google, están respaldados 6 veces en distintas instalaciones. Por ejemplo puede haber una copia en Latinoamérica y otra en Europa, así se ofrece un Up Time cercano al 99,99 %
Hangouts: El servicio de video llamadas asociado a gmail permite realizar reuniones con personas en otras locaciones. Integra video llamadas, sin video, solo llamadas, chat, compartir escritorio, trabajar online en un documento drive… También se pueden combinar las funciones, se pueden conectar por video llamadas usuarios, mientras a otros se les llama a su celular y pueden participar como si estuvieran hablando con cualquier persona. Las llamadas tienen tienen un costo si se hacen a un número fijo, pero en llamadas internacionales significa un ahorro de hasta el 93%.
Yo lo he visto integrado a un canal en vivo de Youtube que se uso para una clase dictada por personas en tres países diferentes, con una url para la transmisión abierta a todo aquel que quisiera.
Google Sites: Se daba un ejemplo sobre SERNAM. Este sitio fue varias veces hackeado con “insultos a la mujer” mientras estaba en un servidor externo. Lo mudaron a google sites y se acabaron las intromisiones de los hacker.
Lamentablemente, en mi opinión, google sites aún tiene plantillas muy rusticas y por ejemplo no permite la integración de wordpress. Pero creo que en un futuro google se abrirá al mercado como un hosting aventajando en mucho a su competencia.
Youtube: La plataforma de videos no solo juega un rol social, sino también permite su utilización de manera más profesional, ya que ha incorporado este año la capacidad de transmisión en vivo de un evento o señal, permitiendo una mejor señal en comparación a por ejemplo streaming.
CALENDAR: El servicio de calendario es mucho más que una agenda, permite la unión de varios calendarios, visualización compartida en una compañía previa opción de compartirlo. Organiza las reuniones ya que ofrece alternativas de días disponibles ya que reconoce si un usuario está ocupado o no ese día.
Hay otras opciones de google como google plus, que es la red social de google. Cuample la misma función de facebook. También hay servicios gratuitos de CRM, contabilidad entre otras.
Todos estos servicios cuentan  con el buscador google que no solo lee palabras, sino también interpreta fotos, o lee facturas scaneadas, esto último es ideal si en una empresa u organización digitalizaron las facturas, pero después de eso no saben como buscarlas. Si están subidas a google drive, el buscador lee el numero scaneado.
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